Ons privacybeleid

    EC Boekhouding & Fiscaliteit EC – beleid gegevensbescherming

    Erwin Cuyckens is bestuurder van EC Boekhouding & Fiscaliteit. Hij is eveneens verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens. U kan hem bereiken op het nummer 052/30.24.04.

    Verwerkingsgronden

    Binnen ons bedrijf worden persoonsgegevens verwerkt met als doel een overeenkomst na te leven, met name het voeren van de boekhouding, fiscale aangiftes en het opstellen van de jaarrekening. Ook binnen het kader van de antiwitwaswetgeving is het noodzakelijk om te beschikken over bepaalde gegevens van onze klanten.

    Welke gegevens worden verwerkt?

    Wij verwerken basisgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum van onze klanten. Maar ook specifiekere gegevens zoals rijksregisternummer en het nummer van de ID-kaart zijn vaak nodig voor bepaalde boekhoudkundige prestaties. Die gegevens worden verkregen bij het afsluiten van het contract. De klant ondertekent op dat moment een aantal documenten die in het kader van de antiwitwaswetgeving aanwezig moeten zijn in zijn/ haar permanent dossier. Het betreft een identificatiefiche, opdrachtbrief, verklaring uiteindelijke begunstigde en volmachten (fiscaal + kbo). De klant bezorgt ons tevens ook een kopie van de identiteitskaart.

    Hoe (lang) worden uw gegevens bewaard?

    De verzamelde gegevens worden bij ons digitaal en op papier bewaard. Nadat de overeenkomst ophoudt te bestaan, worden de gegevens niet onmiddellijk vernietigd. Ingevolge de wettelijke verplichting, worden alle dossiers nog ‘passief’ bewaard voor een periode van minimaal 7 jaar.

    Wie heeft er toegang tot uw gegevens?

    Alle boekhoudkundige gegevens van onze klanten worden online verwerkt in het boekhoudprogramma Exact Online/ Popsy Saas/ Sofisk/ Silverfin/ Accon Centraal Dossierbeheer/ Admin Pulse (of eventuele nieuwe programma’s in de toekomst). De beheerders van die programma’s gaan, net als wij, bewust om met de klantgegevens en zorgen voor een optimale beveiliging.

    De gegevens zijn beschikbaar voor de bestuurder, Erwin Cuyckens, en voor de administratief medewerker(s).  

    Wanneer er zich een technisch probleem voordoet, schakelen we soms het IT-bedrijf IT1 in. Zij hebben op dat moment in beperkte mate ook toegang tot de gegevens van de klant. Ook IT-1 staat garant voor een veilige verwerking van alle verkregen gegevens. Daarnaast bieden alle software toepassingen hulp aan via remote-control. Daardoor hebben wij nog steeds controle over de gegevens die zij kunnen raadplegen.

    Beveiliging

    Ons kantoor is beveiligd met een alarm en dubbel slot. De computers worden steeds vergrendeld met een wachtwoord.

    Uw rechten

    Als klant heeft u het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw gegevens, beperking van verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Het volstaat om ons op de hoogte te brengen van uw verzoek tot uitvoering van één van uw rechten door ons een mailtje te sturen naar info@zec.be. Als u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, kunt u zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit.

    (Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel - Privacycommission)